Os benefícios da gestão de projetos são muitos e podem garantir resultados cada vez melhores. Leia e saiba mais.
Texto produzido por: Rock Content
Entender o que é gestão de projetos é fundamental para a execução de qualquer atividade dentro de uma empresa.
De nada adianta contar com os melhores profissionais e disponibilizar as ferramentas mais eficientes do mercado se a utilização desses recursos não é eficiente.
E para garantir a sincronia entre esses fatores e a execução correta das tarefa do seu time, preparamos este artigo para te ajudar! Confira.
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O que é gestão de projetos?
Imagine um projeto de marketing digital sem o controle preciso do que está sendo feito, sem responsáveis e sem um padrão de qualidade pré estabelecido.
Quais as chances do resultado ser positivo ao final do processo? Poucas, certo?
No dia a dia das empresas, projetos são executados o tempo inteiro, porém, nem todo mundo sabe o que é gestão de projetos ou mesmo o coloca em prática.
Em resumo, gestão de projetos é o trabalho de gerenciar todos os aspectos de uma determinada proposta, das entregas até as ferramentas utilizadas.
Para que serve a gestão de projetos?
Esse conceito serve, portanto, para garantirmos que toda a execução seja feita dentro de um prazo estipulado, por exemplo, ou respeitando o orçamento disponível.
É o trabalho feito para assegurar que nada fuja do planejamento inicial e o workflow seja o mais eficiente possível.
A gestão de projetos pode ser utilizada em etapas mais complexas para a entrega de um trabalho para o cliente ou até mesmo em atividades internas.
O controle da sua estratégia de marketing nas redes sociais, por exemplo, precisa ser gerenciado de perto se quiser que os resultados apareçam.
Quais são as vantagens de implementar a gestão de projetos?
Mas, então, quais são as vantagens de implementar uma gestão de projetos mais eficientes na sua empresa?
Listamos os principais benefícios para que você não tenha dúvidas. Confira!
Maior controle dos processos internos
Por mais que você confie na sua equipe de marketing, por exemplo, é importante ter o controle do andamento de cada atividade.
Desde a etapa de definição dos responsáveis por cada processo e função, até a confirmação de que a entrega foi feita como o esperado. Tudo pode ser controlado.
Para quem está em um papel de liderança, ter uma panorama geral do andamento das atividades de um projeto é essencial.
Assim, no decorrer da execução do projeto, é possível completar um checklist de tudo o que deve ser feito e não permitir nenhum atraso que atrapalhe a entrega.
Cumprimento de cronograma
Nada pode ser pior para uma empresa do que ter a reputação de não cumprir o cronograma. As chances de conseguir novos clientes, por exemplo, reduz consideravelmente.
Antes de fechar um contrato, é muito comum buscar por referências, certo? Nesse caso, elas seriam negativas.
A gestão de projetos, porém, garante um controle muito maior de tudo o que está sendo feito. Cada responsabilidade é determinada e o acompanhamento é realizado de perto.
Tudo isso resulta em uma maior precisão para cumprir datas de entrega e a execução correta de cada etapa.
Minimização de riscos e erros
Consequentemente, os riscos das operações da sua empresa são reduzidos. O mesmo vale para os erros cometidos ao longo de um projeto específico.
Afinal, a gestão de tempo vai disponibilizar um momento exclusivo, por exemplo, para a revisão de tudo o que foi feito e as correções necessárias.
Também é esse tempo que vai possibilitar a análise mais detalhada dos pontos a serem corrigidos para entregar um produto e/ou serviço final ainda melhor.
No fim, uma gestão de projetos eficiente representa o melhor aproveitamento dos recursos — não só financeiros — de toda a sua empresa.
Leia também: O que é gestão de carreira e porque ela é tão importante para o sucesso da sua agência de Marketing Digital
Qual o ciclo de vida de um projeto?
Antes de aplicar a gestão de projetos ao seu negócio, é importante compreendermos esse conceito. A partir do ciclo de vida de um projeto, essa entendimento se torna mais fácil. Confira as etapas!
Início do projeto
Como o nome indica, é o pontapé inicial do projeto, ou seja, quando ele é apresentado aos responsáveis por executá-lo.
O que se espera dele, quais são os prazos, orçamentos, enfim, é o briefing com as informações necessárias para que o projeto saia do papel.
Organização e preparação
Em seguida, é o momento de definir como isso vai ser feito. Ou seja, organizar e preparar as ações e estratégias mais indicadas para atingir o que foi estipulado na etapa anterior.
Também é a hora de delegar as atividades e os respectivos responsáveis por cada uma delas.
Execução do trabalho do projeto
Agora, é a hora de executar o projeto. Cada profissional vai começar a realizar as suas atividades e funções para garantir que a entrega respeite prazo, custos e qualidade.
Sem dúvidas, é o momento mais delicado de um projeto e exige monitoramento constante por parte dos gestores.
Encerramento do projeto
Por fim, o projeto é encerrado no momento da sua entrega. Esse é o momento de apresentar o resultado final de todo o planejamento e execução.
Quais indicadores de desempenho utilizar no meu projeto?
O mais comum é o Índice de Desempenho de Prazo (IDP), que monitora o desempenho de um projeto de acordo com os prazos estabelecimentos no início.
A partir dessa métrica, você vai conseguir identificar, por exemplo, se as atividades estão sendo executadas no ritmo adequado ou não para a entrega dentro do cronograma.
Ficar de olho no IDP, portanto, permite que você gerencie cada etapa de forma personalizada para garantir a entrega.
Outro indicador muito utilizado dentro da gestão de projetos Índice de Desempenho de Custo (IDC). Afinal, não basta garantir a entrega no prazo, mas também nos valores estabelecidos no início do projeto.
Com ele, você pode avaliar se o que foi gasto, de fato, está gerando avanços.
Imagine que os gastos estão mais elevados do que o planejado até o momento das entregas. É uma forma de entendernos também se os recursos estão sendo aplicados como deveriam.
Por que aplicar a gestão de projetos no marketing?
Agora que você já sabe o que é gestão de projetos e como ela pode ser um diferencial para a sua empresa, que tal entender mais sobre o impacto dela nas suas atividades de marketing?
Aplicar esse conceito também vai garantir resultados ainda mais precisos para você e toda a sua equipe.
Facilidade em delegar atividades
Uma das razões para aplicarmos a gestão de projetos ao marketing é ter um conhecimento mais detalhado de todos os processos, certo?
Assim, você consegue identificar quais são as habilidades necessárias para a melhor execução das atividades e o profissional mais indicado para isso.
Melhor visualização das tarefas
Ao implementar uma gestão de projetos mais eficiente, você vai enxergar com mais detalhes o andamento de cada uma delas.
Utilizando métodos como o Kanban, é possível controlar e visualizar o andamento de cada etapa de produção para garantir a entrega do projeto.
Aumento da produtividade
Como consequência dos dois itens acima, a produtividade de toda a sua equipe é potencializada, já que cada um vai saber exatamente o que fazer, como e, é claro, quando entregar.
Menos desperdício com a temida refação e mais tempo focado em atividades estratégias para o sucesso da empresa.
Saber o que é gestão de projetos e como essa estratégia pode ser importante é essencial para as empresas que desejam evoluir regularmente.
Independentemente do tamanho ou área de atuação do seu negócio, esse controle, como mostramos neste artigo, vai potencializar os seus resultados.
Como desenvolver novos líderes na sua agência
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